Daran sollten Unternehmer bis Jahresende denken

Tipp 1: E-Rechnung: Umstellung für 2027 vorbereiten

Seit 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind sie grundsätzlich verpflichtet, für inländische B2B-Umsätze auch E-Rechnungen auszustellen. Ausgenommen sind insbesondere bestimmte steuerfreie Umsätze. Eine Ausnahme gilt für Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026. Sie dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis Ende 2027 Papier- oder einfache PDF-Rechnungen verwenden. Wer überwiegend steuerfreie Umsätze erzielt, muss daher prüfen, ob daneben steuerpflichtige B2B-Umsätze abgerechnet werden.

Unternehmer sollten ihr Rechnungssystem dennoch frühzeitig umstellen. Es muss strukturierte
E-Rechnungen erzeugen, versenden, empfangen, verarbeiten und ordnungsgemäß archivieren können. Das betrifft auch Anzahlungs-, Abschlags-, End- und Berichtigungsrechnungen. Bei erst 2027 ausgestellten Rechnungen über Leistungen aus 2026 bestehen aufgrund des Gesetzeswortlauts noch Auslegungsfragen. Im Zweifel empfiehlt sich daher bereits eine E-Rechnung.

Tipp: Prüfen Sie, ob der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens in diesem Jahr 800.000 Euro voraussichtlich überschreiten wird. Dann sollten Sie schnellstens handeln! Dabei sind insbesondere Rechnungsformat, Pflichtangaben, Freigabeprozesse, Buchhaltungsschnittstellen und die Aufbewahrung des strukturierten Originaldatensatzes an die E-Rechnungspflicht anzupassen. Weitere Informationen zur E-Rechnung finden Sie auf https://www.etl.de/e-rechnung/.

Tipp 2: Investitionen und Abschreibungen optimal planen

Investitionen im November und Dezember können noch den Gewinn des Jahres 2026 beeinflussen. Ob und in welcher Höhe sich die Anschaffung steuerlich auswirkt, hängt allerdings von der Art des Wirtschaftsguts, dem Anschaffungszeitpunkt, der gewählten Abschreibungsmethode und der Gewinnprognose des Unternehmens ab.

Lineare oder degressive Abschreibung wählen

Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten in gleichbleibenden Jahresbeträgen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden, kann alternativ die degressive Abschreibung gewählt werden. Der Abschreibungssatz beträgt höchstens das Dreifache des linearen AfA-Satzes und maximal 30 Prozent. Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung ist die Abschreibung in beiden Fällen zeitanteilig zu kürzen.

Für eine im November für 96.000 Euro angeschaffte Maschine mit einer Nutzungsdauer von 8 Jahren könnten in 2026 bei der linearen AfA maximal noch 2.000 Euro, bei degressiver AfA 4.800 Euro (12.000 Euro lineare AfA x 3 = 36.000 Euro, max. 96.000 Euro x 30 Prozent = 28.800 Euro x 2/12) abgeschrieben werden.

Neue Elektrofahrzeuge besonders schnell abschreiben

Für neu angeschaffte reine Elektrofahrzeuge des Betriebsvermögens gilt im begünstigten Anschaffungszeitraum eine besondere arithmetisch-degressive Abschreibung. Im Anschaffungsjahr können 75 Prozent berücksichtigt werden; eine zeitanteilige Kürzung erfolgt dabei nicht. Damit können Unternehmer die volle 75-Prozent-AfA noch bei Anschaffung/Inbetriebnahme bis zum 31. Dezember 2026 in diesem Jahr gewinnmindernd berücksichtigen. Die Sonderregelung ist vor allem bei ohnehin geplanten Anschaffungen interessant. Ein bloßer späterer Eigentumsübergang aus einem Leasingverhältnis gilt jedoch nicht in jedem Fall als neue Anschaffung.

Sonderabschreibung für kleinere und mittlere Betriebe

Betriebe mit einem Gewinn von höchstens 200.000 Euro können für begünstigte bewegliche Wirtschaftsgüter neben der linearen oder degressiven AfA insgesamt bis zu 40 Prozent Sonderabschreibung im Jahr der Anschaffung und den vier Folgejahren beanspruchen. Nicht kombinierbar ist sie mit der beschleunigten Abschreibung für Elektrofahrzeuge. Das Wirtschaftsgut muss bis zum Ende des folgenden Wirtschaftsjahres ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt oder entsprechend vermietet werden. Für eine im November 2026 für 96.000 Euro angeschaffte Maschine könnten somit in 2026 zusätzlich zur linearen oder degressiven AfA bis zu 38.400 Euro abgeschrieben werden.

Computerhardware und Software

Für bestimmte Computerhardware und Software z. B. Tablets, Laptops und Dockingstations (nicht jedoch Smartphones!), lässt die Finanzverwaltung eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Die Anschaffungskosten können daher regelmäßig vollständig im Anschaffungsjahr berücksichtigt werden. Das ist sogar für erst zum Jahresende angeschaffte Hard- und Software zulässig. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung gibt es hierfür nicht. Zudem gilt die Erleichterung nicht pauschal für jedes elektronische Gerät, beispielsweise nicht für Smartphones.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Selbständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter können bis zu Nettoanschaffungskosten von 800 Euro sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden. Ein für 750 Euro im Dezember angeschafftes Handy könnte also in voller Höhe als Aufwand steuerlich geltend gemacht werden. Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 1.000 Euro können alternativ in einen Sammelposten eingestellt werden, der gleichmäßig über fünf Jahre aufzulösen ist. Das Wahlrecht muss jedes Jahr einheitlich ausgeübt werden.

Tipp: Steuerliche Vorteile sollten eine wirtschaftlich sinnvolle Investition unterstützen, nicht ersetzen. Für die Abschreibung ist regelmäßig die Anschaffung beziehungsweise Betriebsbereitschaft maßgeblich, nicht allein Bestellung.

Tipp 3: Investitionsabzugsbeträge aus 2023 prüfen

Mit einem Investitionsabzugsbetrag (IAB) können kleinere und mittlere Betriebe bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Kosten einer künftigen Investition vorab gewinnmindernd berücksichtigen. Voraussetzung ist insbesondere, dass der Gewinn im Abzugsjahr 200.000 Euro nicht überschreitet. Die IAB sind je Betrieb auf insgesamt 200.000 Euro begrenzt.

Für IAB, die 2023 gebildet wurden, endet die reguläre dreijährige Investitionsfrist regelmäßig mit Ablauf des Jahres 2026. Wird nicht rechtzeitig investiert, ist der Abzug im Jahr 2023 rückgängig zu machen. Daraus können Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen entstehen.

Tipp: Prüfen Sie frühzeitig, ob das begünstigte Wirtschaftsgut bis zum 31. Dezember 2026 tatsächlich angeschafft oder hergestellt werden kann. Kaufvertrag oder Anzahlung allein genügen regelmäßig nicht.

Tipp 4: Zahlungen rund um den Jahreswechsel richtig zuordnen

Unternehmer und Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung können ihren Gewinn grundsätzlich über den Zeitpunkt von Einnahmen und Ausgaben beeinflussen. Betriebseinnahmen wirken regelmäßig bei Zufluss, Betriebsausgaben bei Abfluss. Das Vorziehen betrieblicher Zahlungen oder ein zulässiges späteres Zahlungsziel kann daher den Gewinn zwischen 2026 und 2027 verlagern.

Eine Ausnahme gilt für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die innerhalb kurzer Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und gezahlt werden. Als kurze Frist gelten dabei 10 Tage, d. h. es geht um Zahlungen zwischen dem 22. Dezember 2026 und dem 10. Januar 2027. Typische Beispiele sind Mieten, Versicherungen, Zinsen oder Umsatzsteuervorauszahlungen. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember beziehungsweise das vierte Quartal kann jedoch nur ohne Dauerfristverlängerung dem Vorjahr zugeordnet werden. Auch regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, wie jährliche Einnahmen für Garantie- oder Wartungsverträge, fallen unter die 10-Tage-Regelung, wenn die Zahlungen auch in dieser Frist fällig sind.

Tipp: Prüfen Sie sowohl die Fälligkeit als auch den Zahlungszeitpunkt. Die Zehn-Tages-Regel greift nur, wenn regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben innerhalb dieses Zeitraums fällig werden und zu- oder abfließen. Anderenfalls entscheidet grundsätzlich allein der Zeitpunkt des Zu- oder Abflusses.

Tipp 5: Kleinunternehmergrenzen für 2027 überwachen

Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer weisen in ihren Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Voraussetzung ist, dass der maßgebliche Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro liegt. Der Verkauf von Anlagevermögen bleibt bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes grundsätzlich außer Betracht.

Für die Anwendung im Jahr 2027 ist daher zunächst der Gesamtumsatz 2026 zu prüfen. Wurde die Grenze von 25.000 Euro überschritten, kann die Kleinunternehmerregelung 2027 nicht angewendet werden. Wird bzw. wurde die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr 2026 überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, umsatzsteuerpflichtig. Rechnungsstellung und laufende Umsatzüberwachung müssen darauf vorbereitet sein.

Unternehmer können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, etwa wenn hohe Vorsteuerbeträge anfallen. Die Option bindet grundsätzlich für fünf Kalenderjahre und sollte deshalb nicht allein mit Blick auf eine einzelne Anschaffung entschieden werden.

Tipp: Bei mehreren Tätigkeiten oder Betriebsstätten sind die Umsätze desselben Unternehmers grundsätzlich zusammenzurechnen.

Tipp 6: Forderungen, Rückstellungen und Bestände prüfen

Zum Jahresende sollten Bilanzierende ihre Vermögenswerte und Verpflichtungen kritisch durchsehen. Sind Kundenforderungen zweifelhaft oder uneinbringlich, kommen Einzelwertberichtigungen oder Forderungsabschreibungen in Betracht. Bei endgültiger Uneinbringlichkeit kann außerdem eine Berichtigung der Umsatzsteuer erforderlich sein.

Zu prüfen sind auch Rückstellungen für ungewisse Verpflichtungen, ausstehende Rechnungen, Gewährleistungen oder Prozesse. Warenbestände, unfertige Leistungen und noch nicht abgerechnete Projekte müssen vollständig erfasst und zutreffend bewertet werden. Wertminderungen sollten durch geeignete Unterlagen nachvollziehbar dokumentiert sein.

Tipp: Eine bloß vorsichtige Schätzung reicht nicht immer. Halten Sie die Gründe, Berechnung und verfügbaren Nachweise für Wertberichtigungen und Rückstellungen schriftlich fest.

Tipp 7: Aufbewahrungsfristen und Datenarchivierung kontrollieren

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege gilt regelmäßig eine Frist von acht Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen sind es sechs Jahre.

Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher vorgenommen, der Abschluss festgestellt oder der Beleg entstanden ist. Unterlagen dürfen jedoch nicht vernichtet werden, solange sie für noch offene Besteuerungs-, Einspruchs-, Klage- oder Prüfungsverfahren bedeutsam sind. Dauerhaft wichtige Verträge, z. B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge, und Unterlagen sollten ebenfalls länger archiviert werden.

Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datensatz in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Eine bloße Visualisierung oder ein Ausdruck ersetzt ihn nicht.

Tipp: Erstellen Sie vor der Vernichtung eine dokumentierte Aussonderungsliste und stimmen Sie Sonderfälle wie Fördermittel, Grundstücke, langfristige Verträge oder die Aufbewahrungsfristen für Bescheide zu Coronahilfen und die diesen zugrunde liegenden Unterlagen gesondert ab.