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Das E-Rezept kommt
– aus analog wird digital

E-Rezept

Das E-Rezept kommt!

Die Einführung des E-Rezepts bedeutet erhebliche Veränderungen für Apotheken, Krankenkassen und Patienten. Die Erwartungen sind hoch, dass die damit verbundenen Prozesse vereinfacht werden und mehr Transparenz geschaffen wird. Deshalb ist es für Apotheker ratsam, sich rechtzeitig auf die digitalen Prozesse vorzubereiten.

Der offizielle Start der Einführung war ab Januar 2022 geplant. Nunmehr soll zum 1. September 2022 die flächendeckende Einführung erfolgen, zunächst als Pilotphase in Schleswig-Holstein und Westfalen-Lippe. Drei Monate später sollen sechs weitere Bundesländer folgen. Ab Frühjahr 2023 soll das E-Rezept verpflichtend für ganz Deutschland sein.

Um die Vorbereitung der Einführung des E-Rezepts zu optimieren empfiehlt es sich, die digitalen Schnittstellen der Apotheke zu allen kooperierenden Unternehmen, wie z.B. dem Steuerberater zu prüfen. Das E-Rezept bietet Apothekern die Chance, das Abrechnungsprocedere ohne viel Aufwand und mit Risikominimierung direkt bis in die eigene Buchführung digital abzubilden. Durch die Direktabrechnung der Rezepte entstehen neue, kürzere Arbeitsabläufe in der Apotheke. In der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Warenwirtschaft lässt sich dies durch die Art nutzen, wie die Abrechnungsdaten in die Buchführung einfließen. Selbstverständlich müssen bei jedem Schritt Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt werden.

Anforderungen der Finanzverwaltung

Völlig unabhängig von der gewählten Form der Abrechnung gelten bei den Anforderungen der Finanzverwaltung immer die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sämtliche Buchhaltungsdaten müssen ebenso wie die Daten aus der Warenwirtschaft digital vorhanden, nachprüfbar, nachvollziehbar und unveränderbar sein.

Wichtig ist auch, der Forderung der Finanzverwaltung nachzukommen, eine möglichst differenzierte Verfahrensdokumentation über die Verarbeitungsprozesse einzurichten, die allen bekannt ist und eingehalten wird. Sie ist bereits seit 2015 Pflicht und umfasst alle Bereiche steuerlich relevanter Prozesse. Für den Prozess der Direktabrechnung muss eine eigene Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Erforderlich ist auch ein Internes Kontrollsystem (IKS), über die Einhaltung und Dokumentation der Verfahren und Prozesse. In Betriebsprüfungen wird als erstes gefragt, ob eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Das Fehlen gilt bereits als Mangel, und Prüfer verweisen darauf, dass sie Strafmaßnahmen (z.B. Umsatzhinzuschätzungen) einleiten können. Umgekehrt kann das Vorliegen eines IKS ein Indiz für fehlenden Vorsatz darstellen. Es empfiehlt sich, dies für die Abrechnung der Rezepte umzusetzen.

Falls die Prozesse über ein herkömmliches Abrechnungszentrum und eine Plattform zur Direktabrechnung parallel laufen, sind sie getrennt zu beschreiben. Damit ist auch für den fremden Dritten – die Finanzverwaltung – in der Prüfung zweifelsfrei erkennbar, über welchen Weg das jeweilige Rezept abgerechnet wird.

Nicht zuletzt sind neben den Formvorschriften auch bei digitalen Prozessen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten.

Die vollumfängliche Umsetzung des E-Rezepts bis in die eigene Apothekenverwaltung hinein bietet eine Chance sich zukunftsweisend digital auszurichten und den Kunden eine Handlungsplattform zu bieten, die zu den sich verändernden Kundenwünschen passt. Positionieren Sie so Ihre Apotheke als moderner und zuverlässiger Partner und nutzen Sie mit einer abgestimmten, digitalen Prozesskette das volle Potential des digitalen Wandels, um modern und zukunftsfähig zu sein.

ETL Advision war am 21. Juni 2022 auf dem 3. E-Rezept-Summit mit scanacs dabei. Schauen Sie sich die Aufzeichnung an.

Die Einführung des E-Rezepts:
ETL ADVISION und scanacs veröffentlichen Whitepaper

 

 

ANSPRECHPARTNER


Carmen Brünig
Steuerberater
Fachberaterin für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.)

Mail: carmen.bruenig@etl.de


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