Das E-Rezept kommt!

Die Einführung des E-Rezepts bedeutet erhebliche Veränderungen für Apotheken, Krankenkassen und Patienten. Die Erwartungen sind hoch, dass die damit verbundenen Prozesse vereinfacht werden und mehr Transparenz geschaffen wird. Deshalb ist es für Apotheker ratsam, sich rechtzeitig auf die digitalen Prozesse vorzubereiten.

E-Rezept ist ab 2024 Pflicht

Der offizielle Start der Einführung war ab Januar 2022 geplant. Nun soll das E-Rezept ab 1. Januar 2024 verpflichtend eingeführt werden. Ab 1. Juli 2023 sollen Patienten in den Apotheken elektronische Verordnungen mit ihrer Versichertenkarte abrufen können.

Am 20.06.2023 hat das Bundesgesundheitsministerium (BMG) einen Referentenentwurf des »Gesetzes zur Digitalisierung des Gesundheitswesens« (Digital-Gesetz) vorgelegt. Damit will das BMG die digitale Transformation im Gesundheitswesen vorantreiben. Der Entwurf sieht unter anderem vor, das E-Rezept weiterzuentwickeln und verbindlich einzuführen.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung sowie die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung sollen laut Entwurf die Pflicht erhalten, Vertragsärzte und Vertragszahnärzte in ihrem Zuständigkeitsbereich über elektronische Verordnungen zu informieren. Damit sollen Ärzte und Zahnärzte laut BMG bis zum 1. Januar 2024 technisch und organisatorisch in die Lage versetzt werden, ihrer Pflicht nachzukommen, E-Rezepte auszustellen. Das Ministerium will Vertragsärzte und Vertragszahnärzte zudem verpflichten, am Ende jedes Quartals über den Anteil der E-Rezepte an der Gesamtzahl der Verordnungen zu informieren.

Um die Vorbereitung der Einführung des E-Rezepts zu optimieren empfiehlt es sich, die digitalen Schnittstellen der Apotheke zu allen kooperierenden Unternehmen, wie z.B. dem Steuerberater zu prüfen. Das E-Rezept bietet Apothekern die Chance, das Abrechnungsprocedere ohne viel Aufwand und mit Risikominimierung direkt bis in die eigene Buchführung digital abzubilden. Durch die Direktabrechnung der Rezepte entstehen neue, kürzere Arbeitsabläufe in der Apotheke. In der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Warenwirtschaft lässt sich dies durch die Art nutzen, wie die Abrechnungsdaten in die Buchführung einfließen. Selbstverständlich müssen bei jedem Schritt Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt werden.

Anforderungen der Finanzverwaltung

Völlig unabhängig von der gewählten Form der Abrechnung gelten bei den Anforderungen der Finanzverwaltung immer die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sämtliche Buchhaltungsdaten müssen ebenso wie die Daten aus der Warenwirtschaft digital vorhanden, nachprüfbar, nachvollziehbar und unveränderbar sein.

Wichtig ist auch, der Forderung der Finanzverwaltung nachzukommen, eine möglichst differenzierte Verfahrensdokumentation über die Verarbeitungsprozesse einzurichten, die allen bekannt ist und eingehalten wird. Sie ist bereits seit 2015 Pflicht und umfasst alle Bereiche steuerlich relevanter Prozesse. Für den Prozess der Direktabrechnung muss eine eigene Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Erforderlich ist auch ein Internes Kontrollsystem (IKS), über die Einhaltung und Dokumentation der Verfahren und Prozesse. In Betriebsprüfungen wird als erstes gefragt, ob eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Das Fehlen gilt bereits als Mangel, und Prüfer verweisen darauf, dass sie Strafmaßnahmen (z.B. Umsatzhinzuschätzungen) einleiten können. Umgekehrt kann das Vorliegen eines IKS ein Indiz für fehlenden Vorsatz darstellen. Es empfiehlt sich, dies für die Abrechnung der Rezepte umzusetzen.

Falls die Prozesse über ein herkömmliches Abrechnungszentrum und eine Plattform zur Direktabrechnung parallel laufen, sind sie getrennt zu beschreiben. Damit ist auch für den fremden Dritten – die Finanzverwaltung – in der Prüfung zweifelsfrei erkennbar, über welchen Weg das jeweilige Rezept abgerechnet wird.

Nicht zuletzt sind neben den Formvorschriften auch bei digitalen Prozessen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten.

Die vollumfängliche Umsetzung des E-Rezepts bis in die eigene Apothekenverwaltung hinein bietet eine Chance sich zukunftsweisend digital auszurichten und den Kunden eine Handlungsplattform zu bieten, die zu den sich verändernden Kundenwünschen passt. Positionieren Sie so Ihre Apotheke als moderner und zuverlässiger Partner und nutzen Sie mit einer abgestimmten, digitalen Prozesskette das volle Potential des digitalen Wandels, um modern und zukunftsfähig zu sein.

ETL Advision war am 20. Juni 2023 auf dem 4. E-Rezept-Summit mit scanacs dabei. Schauen Sie sich die Aufzeichnung an.