Die Kassen-Nachschau
Wenn der Finanzbeamte einkauft
Die Kassen-Nachschau
Auch die Finanzverwaltung geht mit der Zeit und hat die Möglichkeiten der digitalen Betriebsprüfung in den letzten Jahren erweitert. Im besonderen Fokus steht hierbei das Thema Kassenführung und TSE-Pflicht. Während in der Vergangenheit die ordnungsgemäße Erfassung aller Bareinnahmen- und ausgaben im Vordergrund stand, liegt der Schwerpunkt der Prüfung zunehmend auf der korrekten Anwendung und Absicherung der Kassensysteme. Im Rahmen einer sogenannten Kassen-Nachschau prüft die Finanzverwaltung die Einhaltung der Belegausgabepflicht sowie das Vorhandensein und die richtige Nutzung einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die die Manipulationssicherheit der Kasse sicherstellen soll.
QR-Code kann vor Kassen-Nachschau schützen
Wenn Sie also Kunden beobachten, die nach dem Einkauf den QR-Code des Kassenbelegs scannen, kann es sein, dass gerade ein Prüfer des Finanzamtes bei Ihnen zu Gast war. Apotheken zählen zwar aufgrund ihrer Warenwirtschaftssysteme nicht zu den klassischen bargeldintensiven Unternehmen, die als Risikobetriebe eingestuft werden, jedoch kann durch den freiwilligen Aufdruck des QR-Codes die Wahrscheinlichkeit einer detaillierten Kassen-Nachschau mit nachfolgender Betriebsprüfung deutlich minimiert werden.
Der QR-Code muss der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DS-FinV) entsprechen, die auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern veröffentlicht wird. Oftmals beobachten Finanzbeamte zunächst die Kasse und ihre Handhabung oder tätigen „Testkäufe“. Die Prüfer müssen sich dabei erst zu erkennen geben, wenn sie zur Kassen-Nachschau übergehen. Erhält der Finanzbeamte keine Fehlermeldung und sind alle notwendigen Angaben auf dem Beleg, ist die Prüfung eventuell an diesem Punkt schon wieder beendet.
Schwerpunkt technische Sicherheitseinrichtung
Zunehmend wird die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Schwerpunkt in Kassen-Nachschauen. Denn seit dem 1. Januar 2023 ist die letzte Übergangsfrist für elektronische Registrierkassen und PC-Kassen abgelaufen. Seit Januar 2023 müssen diese Kassen mit einer TSE vor Manipulationen geschützt werden.
Die TSE besteht aus einer digitalen Schnittstelle, einem Speichermedium und einem Sicherheitsmodul, welches mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs die Eingaben protokolliert. Die Eingaben müssen dabei unveränderlich sein bzw. Änderungen kenntlich gemacht werden. Die Aufzeichnungen werden von der TSE manipulationssicher gespeichert. Über die Schnittstelle stehen die Daten dann für eine Kassen-Nachschau oder digitale Betriebsprüfung zur Verfügung.
Zusammenarbeit mit dem Finanzamt ist anzuraten
Wird eine Kassen-Nachschau durchgeführt, darf der Finanzbeamte die Räume des Apothekers unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten. Der Apotheker ist verpflichtet, auf Verlangen die Unterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Zudem muss er auch den Zugriff auf die elektronischen Daten des Kassensystems ermöglichen bzw. diese auf einem Datenträger zur Verfügung stellen.
Zudem kann der Finanzbeamte vom Unternehmer verlangen, dass an Ort und Stelle ein „Kassensturz“ durchgeführt wird. Beim „Kassensturz“ wird der gezählte „Ist-Betrag“ mit dem „Soll-Betrag“ der Kasse verglichen.
Die Zusammenarbeit mit den Finanzbeamten ist zu empfehlen, denn, wenn Mängel festgestellt werden, die erhaltenen Auskünfte unklar sind oder der Apotheker sich weigert, Informationen herauszugeben, kann die Kassen-Nachschau unverzüglich und ohne Vorankündigung in eine Umsatzsteuer-Außenprüfung oder eine Betriebsprüfung überführt werden.
Vorlagepflichtige Unterlagen sind u.a.:
- Kassendaten
- handschriftliche und elektronische Aufzeichnungen zu den Bareinnahmen und Barausgaben
- Zertifikate des Kassensystems
- Bedienungsanleitung des Kassensystems
- Programmieranleitung und mögliche Programmierprotokolle
- andere Anweisungen zur Programmierung
- Arbeitsanweisungen an das Personal im Umgang mit der Kasse
- Verfahrensdokumentationen
Verhaltenstipps bei der Kassen-Nachschau
Nach dem ersten Schreck lassen Sie sich von dem Finanzbeamten den Ausweis zeigen, denn dieser ist beim Durchführen einer Kassen-Nachschau dazu verpflichtet, sich auszuweisen. Der Finanzbeamte muss Ihnen auch das Formular „Durchführung einer Kassen-Nachschau“ aushändigen. Fragen Sie ansonsten danach und rufen dann unverzüglich Ihren Steuerberater an.
Und auch wenn die Aufregung groß ist, geben Sie gegenüber den Beamten keine weitreichenden Erläuterungen ab, sondern antworten Sie möglichst nur auf konkrete Fragen. Um nachzuvollziehen, was besprochen wurde, sollten Sie sich Notizen machen. Für den Fall, dass Sie nicht selbst anwesend sein können, sollte bereits im Vorfeld ein Ansprechpartner bestimmt werden. Alle anderen Mitarbeiter können dann dem Finanzbeamten gegenüber auf diesen Ansprechpartner verweisen. Sind Sie unsicher, ob Sie sich selbst belasten? In dem Fall geben Sie bitte keine Auskünfte.
Auch Unterlagen, Dokumente oder Akten sollten niemals unaufgefordert herausgegeben werden. Die Finanzbeamten werden Unterlagen anfordern, die Sie dann unverzüglich vorzulegen haben. Dies gilt auch für elektronisch vorhandene Daten. Der Finanzbeamte darf die Datenbank des Kassensystems jedoch nicht selbst auslesen. Ein Protokoll der übergebenen Unterlagen und Daten ist zu empfehlen.
Zu empfehlen ist ebenfalls, die Finanzbeamten nicht allein durch die Räume der Apotheke gehen zu lassen, sondern diese immer zu begleiten.
Was darf der Finanzbeamte und was nicht?
Als Steuerpflichtiger sind Sie zwar zur Zusammenarbeit mit den Finanzbeamten verpflichtet, jedoch dürfen auch Finanzbeamte nicht alles. So wird durch eine Kassen-Nachschau beispielsweise kein Durchsuchungsrecht gewährt. Das bloße Betreten und Besichtigen von Räumen ist jedoch noch keine Durchsuchung. Ausschließlich privat genutzte Räume dürfen grundsätzlich nicht betreten werden.
Zu Dokumentationszwecken ist der Finanzbeamte ebenfalls berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren. Dies gilt jedoch nicht für private Unterlagen oder solche, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben, wie z.B. Kundenunterlagen.
Sie benötigen Unterstützung, für den Fall, dass der Finanzbeamte vor der Tür steht? Nutzen Sie gern unsere Checkliste:
Fazit
Eine Kassen-Nachschau muss für Apotheker nicht nachteilig sein. Bei guter Vorbereitung und Nutzung der technischen Möglichkeiten wie des Aufdrucks des QR-Codes auf dem Kassenbeleg, merken Sie davon vielleicht nicht einmal etwas.
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Ihre Ansprechpartnerin
Carmen Brünig
Steuerberaterin
Fachberaterin für das Gesundheitswesen
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