Fehlende Aufzeichnungen gefährden den Betriebsausgabenabzug

Viele Ärzte, Zahnärzte und Therapeuten ermitteln ihren Gewinn regelmäßig mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Im Alltag werden Belege dabei zwar laufend gesammelt, aber erst später für die Steuererklärung geordnet.  Bei bestimmten Betriebsausgaben reicht das jedoch nicht. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 24. März 2026 (VIII R 6/24) klargestellt, dass aufzeichnungspflichtige Kosten einzeln, getrennt und zeitnah erfasst werden müssen. Fehlen diese Aufzeichnungen, können an sich betrieblich veranlasste und abzugsfähige Kosten steuerlich unberücksichtigt bleiben.

Beim Arbeitszimmer reicht die Belegsammlung nicht

Bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, können die tatsächlichen Kosten grundsätzlich abgezogen werden. Zusätzlich müssen die besonderen  Aufzeichnungspflichten eingehalten werden. Genau daran scheiterte der Steuerpflichtige im Urteilsfall. Er hatte die Belege während des Jahres gesammelt und die auf das Arbeitszimmer entfallenden Gebäudekosten erst mit der Steuererklärung zusammengestellt. Das genügte der Finanzverwaltung nicht – und der BFH gab ihr Recht.

Für die tatsächlichen Kosten des häuslichen Arbeitszimmers ist deshalb eine laufende separate Erfassung erforderlich. Dafür genügt zum Beispiel eine eigene Buchungskategorie, ein separates Tabellenblatt oder eine ergänzende digitale Übersicht. Eine nachvollziehbare Dokumentation sollte die folgenden Fragen beantworten: Wann ist die  Ausgabe angefallen? Welcher Beleg gehört dazu? Um welche Kostenart handelt es sich? Wie hoch ist der Gesamtbetrag? Und welcher Anteil wird dem Arbeitszimmer zugerechnet? Regelmäßig anfallende Kosten müssen  zeitnah erfasst werden.

Für Finanzierungskosten und verbrauchsabhängige Kosten wie Strom, Gas oder Wasser gelten Erleichterungen: Die anteiligen Beträge können nach Vorliegen der Jahresabrechnung aufgezeichnet werden. Abschreibungsbeträge dürfen einmal jährlich zeitnah nach Ablauf des Jahres erfasst werden. Eine Zusammenstellung erst im Rahmen der Steuererklärung reicht dagegen nicht.

Hinweis: Wer statt der tatsächlichen Arbeitszimmerkosten die Jahrespauschale nutzt, muss diese besondere Aufzeichnungspflicht nicht erfüllen. Das gilt auch für die Tagespauschale. Bei der Tagespauschale müssen allerdings die Kalendertage aufgezeichnet und glaubhaft gemacht werden, an denen die Voraussetzungen erfüllt sind.

Geschenke und Bewirtungen ebenfalls gesondert erfassen

Besondere Aufzeichnungspflichten gelten auch für Geschenke an Geschäftspartner und geschäftlich veranlasste Bewirtungen. Geschenke sind grundsätzlich nur als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die Kosten je Empfänger und Jahr insgesamt 50 Euro nicht übersteigen. Bei Unternehmern ohne Vorsteuerabzug ist grundsätzlich der Bruttobetrag maßgeblich. Außerdem muss nachvollziehbar sein, wer das Geschenk erhalten hat. Von angemessenen geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten sind grundsätzlich 70 Prozent abziehbar. Dafür müssen insbesondere Anlass und Teilnehmer dokumentiert werden.

Bei einer Bewirtung im Restaurant gehört auch die Rechnung zu den erforderlichen Unterlagen. Wird dort ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, muss die Rechnung zudem maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und durch eine TSE abgesichert sein. Für Unternehmer ist deshalb entscheidend, aufzeichnungspflichtige Ausgaben bereits bei ihrer Entstehung richtig zu kennzeichnen und die erforderlichen Angaben festzuhalten. Wer erst bei Erstellung der Steuererklärung versucht, alles aus Belegen und Kontoauszügen zusammenzustellen, riskiert trotz betrieblicher Veranlassung den Betriebsausgabenabzug.