Dokumentenmanagement und E-Rechnungen in Apotheken
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Apotheken (wie alle anderen inländischen Unternehmen) E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten bis Ende 2027 Übergangsregelungen, sodass für inländische Umsätze zwischen Unternehmern bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden dürfen. Für die meisten Apotheken entscheidet sich die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen jedoch bereits im Jahr 2026. Denn im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Ab 2028 wird die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Maßgeblich ist dabei nicht nur der Umsatz mit anderen Unternehmen, wie Krankenhäusern, Ärzten und Pflegeeinrichtungen, sondern der Gesamtumsatz der Apotheke. Es sind also auch alle Umsätze mit Versicherten und anderen privaten Kunden einzubeziehen. Da Apotheken diese Größenordnung meist überschreiten, endet die Übergangsfrist für sie häufig bereits am 31. Dezember 2026. Ab dann müssen sie E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen und versenden können. Dabei ist darauf zu achten, dass die Rechnungsdaten vollständig, korrekt und maschinenlesbar übermittelt werden.
Das DMS als zentrale Ablage und Freigabestelle
Mit der verpflichtenden E-Rechnung müssen auch Abläufe in Apotheken geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hierbei unterstützen. Es dient nicht nur der Ablage, sondern steuert den Weg der Rechnung durch das Unternehmen. Rechnungen können zentral eingehen, mit Suchmerkmalen versehen und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden. Zugleich lässt sich festhalten, wann ein Beleg eingegangen ist, wer ihn geprüft hat und wann die Freigabe erfolgt ist. Das ist besonders relevant, wenn mehrere Mitarbeiter, Filialen oder externe Dienstleister beteiligt sind. Ein DMS verhindert, dass Belege in einzelnen Postfächern, lokalen Ordnern oder Papierablagen verbleiben. Vertretungen werden erleichtert, Rückfragen können schneller geklärt werden und Buchhaltung sowie Steuerberater erhalten eine einheitliche Datengrundlage.
GoBD-Anforderungen von Anfang an beachten
Neben der E-Rechnung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Steuerlich relevante Belege müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverändert aufbewahrt werden. Änderungen müssen nachvollziehbar und die strukturierte Originaldatei der E-Rechnung muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine reine PDF- Ansicht ersetzt die elektronische Originalrechnung nicht. Ein DMS kann diese Anforderungen technisch unterstützen. Entscheidend ist aber, dass die Arbeitsabläufe in der Apotheke dazu passen. Daher sollte eine Verfahrensdokumentation beschreiben, wie Rechnungen eingehen, geprüft, freigegeben, archiviert und bereitgestellt werden.
Was jetzt eingerichtet werden sollte
Zunächst sollte festgelegt werden, über welchen zentralen Kanal E-Rechnungen eingehen. Anschließend sind die Zuständigkeiten für Eingangskontrolle, sachliche Prüfung, Freigabe, Klärung fehlerhafter Rechnungen und Übergabe an die Buchhaltung festzulegen. Diese Schritte sollten im DMS abgebildet werden. Außerdem ist zu prüfen, ob Warenwirtschaft, Buchhaltung, Bank, Steuerberater und DMS miteinander verbunden werden können. Je weniger Dateien manuell verschoben oder mehrfach gespeichert werden, desto geringer ist das Risiko von Fehlern. Einheitliche Bezeichnungen, feste Ablagekategorien und klare Zugriffsrechte erleichtern zusätzlich die laufende Bearbeitung und spätere Nachweise.
Empfehlung: Apotheken sind durch die E-Rechnungspflicht und die GOBD-Anforderungen verpflichtet, Dokumente rechtssicher aufzubewahren, was faktisch nur mit einem DMS oder einer DMS-Funktion in der Apothekensoftware effizient umsetzbar ist. Das DMS unterstützt Apotheken, E-Rechnungen, Freigaben, Archivierung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verlässlich zu organisieren. Wer die Abläufe jetzt festlegt, vermeidet ab 2027 unnötige Sucharbeit, Medienbrüche und Fehler in der Belegverarbeitung. Das gib auch Sicherheit bei Betriebsprüfungen.