Im Januar kann entrümpelt werden, auch digital. Aber Vorsicht: E-Mails können aufbewahrungspflichtige Handels- oder Geschäftsbriefe sein. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern der Inhalt. Enthält eine E-Mail Informationen, die für Buchführung oder Besteuerung relevant sind, gehört sie in die GoBDkonforme, revisionssichere Archivierung. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) im letzten Jahr bestätigt.

Aufbewahrungsfristen bleiben der Maßstab

Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse sind regelmäßig zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege gilt seit Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren. Wer „aufräumt“, muss daher zuerst trennen: Was ist nur Kommunikation, was ist ein Geschäftsvorfall?

Was bedeutet das in der Außenprüfung?

Die Finanzverwaltung darf grundsätzlich sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern. Die erste Einordnung, welche E-Mails steuerlich relevant sind, liegt beim Unternehmen. Private Nachrichten und rein interne Kommunikation ohne steuerlichen Bezug sind nicht herauszugeben.

Hinweis: Ein „Gesamtjournal“, also eine vollständige Auflistung aller ein- und ausgehenden E-Mails, kann das Finanzamt nicht verlangen, wenn es erst erstellt werden müsste oder auch nicht relevante E-Mails umfasst. Dafür fehlt eine Rechtsgrundlage.

Tipps für die Außenprüfung

1. Regeln festlegen: Welche E-Mails sind Handels-/Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege?
2. Technik prüfen: Revisionssichere Archivierung statt „Mailbox-Ablage“.
3. Löschkonzept entwickeln: Nicht relevante E-Mails dürfen (und sollen aus DSGVO-Sicht) gelöscht werden, relevante erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
4. Prüfungsfähigkeit üben: Suche und Export so organisieren, dass relevante E-Mails selektiv bereitgestellt werden können, ohne geschützte Bereiche zu öffnen.

Wer frühzeitig Ordnung schafft, spart im Prüfungsfall Zeit, Kosten und Diskussionen.

Besser mehr als zu wenig archivieren

Die nachträgliche Aussonderung und Einordnung von E-Mails und Anhängen ist bei angekündigten Betriebsprüfungen oft der zeitaufwendigste Teil. Wer heute noch stark händisch arbeitet, fährt im Zweifel besser damit, zu viel als zu wenig revisionssicher zu archivieren, um Risiken durch versehentliches Löschen zu vermeiden. Aber Vorsicht: Bei bilanzierenden Unternehmen hat „freiwilliges Horten“ auch eine Kostenseite. Für Unterlagen, die über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten hinaus gespeichert werden, sind regelmäßig nur die laufenden Aufwendungen abziehbar. Eine Rückstellung für künftig entstehende Kosten der freiwilligen Aufbewahrung ist dann nicht möglich. Spätestens an dieser Stelle wird eine saubere Trennung wichtig.

Tipp: Idealerweise erfolgt die Archivierung bereits bei der Übergabe ins Dokumentenmanagementsystem mit klaren Regeln, Kategorien und fest definierten Löschzeitpunkten. So bleibt das Archiv GoBD-tauglich, die spätere Selektion wird beherrschbar, und zugleich werden unnötige Bestände und Folgekosten vermieden.