Ein Mittagessen mit Kunden oder ein Abendessen mit Geschäftspartnern gehört für viele Unternehmer zum Alltag. Damit das Finanzamt die Bewirtungskosten anerkennt und diese den Gewinn mindern, müssen Bewirtungsrechnungen und Belege bestimmte Vorgaben erfüllen. Die Finanzverwaltung hat kürzlich ein neues Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen herausgegeben, in dem insbesondere auf die Vorgehensweise bei bestehender E-Rechnungspflicht eingegangen wird.

Wann Bewirtungskosten den Gewinn mindern

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass können als Betriebsausgaben berücksichtigt werden, soweit sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und die Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. In diesem Fall sind 70 Prozent der Aufwendungen abzugsfähig.

Die Finanzverwaltung verlangt dafür einen eigenen Bewirtungsbeleg, auch Eigenbeleg genannt. Darauf müssen Ort, Tag, Anlass der Bewirtung, die teilnehmenden Personen und die Höhe der Aufwendungen stehen.

Dieser Eigenbeleg sollte zeitnah nach dem Essen erstellt und unterschrieben oder in einem digitalen System freigegeben werden. Die eigentliche Bewirtungsrechnung des Restaurants wird an den Eigenbeleg angeheftet oder digital eindeutig damit verknüpft. Nur wenn beide Nachweise zusammen stimmig sind, können die Bewirtungskosten steuerlich berücksichtigt werden.

Pflichtangaben in Bewirtungsrechnungen bis 250 Euro

Bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro spricht man von einer Kleinbetragsrechnung. Auch hier gibt es klare Mindestangaben, damit die Kosten als Betriebsausgaben akzeptiert werden. Die Rechnung sollte insbesondere folgende Punkte enthalten

• vollständiger Name und Anschrift des Restaurants
• Datum der Rechnung
• genaue Bezeichnung der Speisen und Getränke ohne Sammelbegriffe wie nur Speisen und Getränke
• Tag der Bewirtung, also das Leistungsdatum
• Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer

Der Leistungszeitpunkt kann mit einem Hinweis wie Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum angegeben sein. Wichtig ist eine nachvollziehbare Beschreibung der bewirteten Leistungen. Abkürzungen wie Menü 1 oder Tagesgericht 2 sind in der Regel ausreichend, solange klar erkennbar ist, was konsumiert wurde. Trinkgeld kann zusätzlich in der Rechnung ausgewiesen werden. Ist das nicht der Fall, sollte der Empfänger des Trinkgeldes den Betrag auf der Rechnung quittieren.

Bewirtungsrechnungen über 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag über 250 Euro, gelten die Anforderungen einer regulären Rechnung. Zusätzlich zu den Angaben wie Name und Anschrift des Restaurants, Datum, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und Betrag müssen insbesondere folgende Punkte enthalten sein

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants
• einmalige Rechnungsnummer
• Name des bewirteten Unternehmers als Leistungsempfänger

In der Praxis bedeutet das, dass Unternehmer ihren Namen bereits bei der Bestellung oder spätestens beim Bezahlen angeben sollten. Nur wenn die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt ist und alle Pflichtangaben enthält, kann sie steuerlich anerkannt werden.

Elektronische Kassen, E-Rechnung und digitale Bewirtungsbelege

Neu ist, dass die bisherigen Regelungen zur Bewirtung an die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung zwischen inländischen Unternehmern angepasst wurden. Verwendet ein Restaurant ein elektronisches Kassensystem, werden für die steuerliche Anerkennung nur noch maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Belege akzeptiert, die mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind. Diese Sicherheitseinrichtung schützt die Kassendaten vor nachträglicher Manipulation. Handschriftliche Rechnungen oder einfache Ausdrucke ohne ordnungsgemäße Aufzeichnung können dazu führen, dass die Bewirtungskosten komplett vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen werden.

Unternehmer können im Regelfall darauf vertrauen, dass ein Beleg aus einem Kassensystem ordnungsgemäß ist, wenn er eine Transaktionsnummer oder die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthält. Diese Angaben können auch in einem QR-Code verschlüsselt sein. Fällt die Sicherheitseinrichtung aus, kann das Kassensystem weiter genutzt werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg deutlich erkennbar ist. In diesen Fällen bleibt der Abzug der Bewirtungskosten grundsätzlich möglich.

Wird die Bewirtung später und unbar abgerechnet, etwa bei großen Veranstaltungen in eigener Räumlichkeit oder bei reinen Kartenzahlungen, reicht es aus, wenn zur Rechnung ein Zahlungsnachweis hinzukommt. Ebenso genügt bei Verzehrgutscheinen die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine.

Digitale Ablage und Eigenbeleg im Unternehmen

Bewirtungsrechnungen können heute vollständig digital verarbeitet werden. Das Restaurant kann die Rechnung als E-Rechnung oder als anderes elektronisches Dokument bereitstellen. Unternehmer können Papierbelege einscannen und digital speichern. Wichtig ist, dass der Eigenbeleg mit Anlass, Ort, Tag, Teilnehmern und Höhe der Aufwendungen ebenfalls digital erstellt oder eingescannt und mit der Rechnung eindeutig verknüpft wird.

Die Freigabe des digitalen Eigenbelegs muss elektronisch dokumentiert werden, etwa durch eine elektronische Unterschrift oder eine digitale Genehmigung. Sowohl Erstellung als auch Freigabe müssen mit Zeitstempel nachvollziehbar sein. Außerdem müssen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)eingehalten werden. Dazu gehört eine aktuelle Verfahrensdokumentation, in der beschrieben wird, wie das Unternehmen seine Bewirtungsbelege erfasst, prüft und archiviert.

Ab wann die neuen Vorgaben gelten

Das neue Schreiben des Bundesfinanzministeriums ersetzt das bisherige Schreiben vom 30. Juni 2021 zu Bewirtungskosten. Für Bewirtungen bis zum 31. Dezember 2024 gelten weiterhin die alten Verwaltungsregelungen. Die neuen Vorgaben, die insbesondere die E-Rechnung, die elektronische Kassensicherheit und die digitale Nachweisführung einbeziehen, greifen bereits für alle Bewirtungen seit dem 1. Januar 2025.

Fazit und praktische Hinweise für Unternehmer

Unternehmer sollten für Bewirtungen klare Abläufe festlegen, etwa wer den Eigenbeleg ausfüllt, wer die Rechnung prüft und wie die Unterlagen digital abgelegt werden. Hilfreich ist eine kurze Checkliste, die Anlass, Teilnehmer, Ort, Datum, Rechnungsart sowie die Verknüpfung von Rechnung und Eigenbeleg umfasst. Außerdem ist zu prüfen, ob die Verfahrensdokumentation zur digitalen Belegablage noch zum tatsächlichen Ablauf passt. Beachten Sie auch, dass die neuen Vorgaben bereits für alle Bewirtungsrechnungen aus 2025 gelten.