(Zahn-)Ärzte, Psychotherapeuten, aber auch Apotheker und andere Heilberufler gehören zu den Berufsgeheimnisträgern. Ihnen ist verboten, anvertraute Geheimnisse, wie beispielsweise Informationen über Patienten, an Dritte weiterzugeben. Das führt bei Betriebsprüfungen des Finanzamtes regelmäßig zu Diskussionen, denn oft ist es schwer, die Grenze zwischen Mitwirkungs- und Vorlagepflicht und beruflicher Schweigepflicht zu ziehen.

Fahrtenbuch wird zum Streitpunkt

Die private Nutzung eines Praxisfahrzeugs kann mit den tatsächlich auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird, um das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten zu ermitteln.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt 
• Reiseziel
• Reisezweck und gegebenenfalls aufgesuchte Geschäftspartner

Umwegfahrten sind dabei gesondert zu notieren. Für Privatfahren genügen jeweils die Kilometerangaben. Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte können mit einem kurzen Vermerk im Fahrtenbuch erfasst werden. Die Eintragungen sind unverzüglich nach Beendigung der Fahrt vorzunehmen. Es reicht nicht aus, wenn Fahrten zunächst auf Notizzetteln erfasst und die Daten anschließend in das Fahrtenbuch übertragen werden. Das Fahrtenbuch darf nicht nachträglich erstellt oder verändert werden.

Nicht alle Daten sind tabu

Berufsgeheimnisträger dürfen ein Fahrtenbuch schwärzen, soweit dies erforderlich ist, um die Identitäten von Patienten zu schützen. Doch es darf nicht alles geschwärzt werden, entschied kürzlich das Finanzgericht (FG) Hamburg. Im Urteilsfall hatte der Steuerpflichtige die gesamte Spalte „Grund der Fahrt, besuchte Firmen/Personen“ bei fast allen beruflichen Fahrten nahezu vollständig geschwärzt. Das ging den Richtern zu weit. Daten, die nicht der Verschwiegenheitspflicht unterliegen, wie Ortsnamen, Fahrten in die eigene Praxis oder Fahrten zu Behörden (Finanzamt, Kassenärztliche Vereinigung, Banken, Versicherungen) dürfen nicht geschwärzt werden. Gleiches gilt, wenn der betroffene Patient auf die Geheimhaltung seiner Identität verzichtet hat.

Richtigkeit des Fahrtenbuches muss überprüfbar bleiben

Das FG betonte, dass es trotz der Schwärzung für Finanzamt und Finanzgericht überprüfbar bleiben müsse, dass das Fahrtenbuch vollständig und richtig ist. Die Schwärzungen dürfen keine Daten umfassen, die erforderlich sind, um die materielle Richtigkeit des Fahrtenbuchs prüfen zu können. Daher müsse der Berufsträger gegebenenfalls substantiiert und nachvollziehbar darlegen, weshalb Schwärzungen in dem erfolgten Umfang erforderlich waren, und die berufliche Veranlassung der betroffenen Fahrten durch ergänzende Angaben darlegen. 

Tipp: Das FG hat die Revision zugelassen. Nun muss der Bundesfinanzhof entscheiden, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang Berufsgeheimnisträger zum Nachweis des Verhältnisses von privaten Fahrten zu beruflich veranlassten Fahrten ein geschwärztes Fahrtenbuch vorlegen können. Bis dahin sollten Ärzte und andere Berufsgeheimnisträger Einspruch einlegen, wenn Fahrtenbücher wegen Schwärzungen nicht anerkannt werden.