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20.08.2021

Aufbewahrungsfristen sind unbedingt zu beachten

Keine Nachteile bei vom Hochwasser vernichteten Akten zu befürchten

(Zahn-)Ärzte, Therapeuten und Apotheker haben nicht nur steuerliche, sondern auch berufsrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind alle steuerlich relevanten Unterlagen für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume aufzubewahren – grundsätzlich in der Form, in der sie erstellt bzw. empfangen wurden.

Papierdokumente können aber auch durch ein ersetzendes Scannen oder ein Abfotografieren in elektronische Dokumente umgewandelt werden. Notarverträge, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und auch Zollpapiere sind allerdings stets im Original aufzubewahren. Für alle gespeicherten Belege muss sichergestellt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungszeit unveränderbar, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sind.

Bis zu 30 Jahre Aufbewahrungsfrist
Für die meisten steuerlichen Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, einige Unterlagen können bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht wurde, d. h., wenn die letzten Buchungen erfolgten, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend. Auch Patientenakten müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Hier beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende der Behandlung. Für Röntgenaufnahmen und bei Verwendung von Blutprodukten beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sogar 30 Jahre.

Hinweis: Wer seine Daten nicht entsprechend aufbewahrt, verstößt gegen die steuerlichen Vorschriften der Abgabenordnung bzw. gegen die Datenschutz- Grundverordnung (DSG-VO) und riskiert, mit einem Bußgeld zur Kasse gebeten zu werden.

Längere Aufbewahrung kann sinnvoll sein
Ist das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen, sind die Unterlagen sogar länger aufzubewahren. Doch auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kann es sinnvoll sein, Unterlagen nicht zu vernichten. So sollten Miet-, Darlehens- und Gesellschaftsverträge, aber auch Kaufverträge und Rechnungen über Anlagevermögen zumindest solange aufbewahrt werden, wie sie steuerlich relevant sein können.

Gleiches gilt für Patientenakten, die für einen möglichen Arzthaftungsprozess wichtig sein können. Ärzte haben daher ein berechtigtes Interesse, Patientenakten solange zu sichern, wie mit möglichen Ansprüchen zu rechnen ist. Da Schadenersatzansprüche, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit beruhen, erst 30 Jahre nach der Begehung der Handlung verjähren, kann es sinnvoll sein, Patientenakten nicht nur 10, sondern 30 Jahre aufzubewahren.

Hochwasser im Juli hat auch Akten vernichtet
Das Hochwasser in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Bayern und Sachsen hat auch in Praxen und Apotheken erhebliche Schäden verursacht. Zahlreiche Patientenakten sowie steuerliche Unterlagen wurden vernichtet, für die die Praxisinhaber die Aufbewahrungspflichten nicht mehr einhalten können. Hier geben die Finanzbehörden glücklicherweise Entwarnung. Der Verlust von steuerrelevanten Unterlagen soll grundsätzlich keine nachteiligen steuerlichen Folgen mit sich bringen. Allerdings müssen betroffene (Zahn-)Ärzte, Therapeuten und Apotheker zeitnah den Verlust bzw. die Vernichtung der Unterlagen dokumentieren bzw. nachweisen. Wer seine Buchführung bereits komplett digitalisiert und auf einem externen Server oder in einer Cloud gespeichert hat, ist hier klar im Vorteil, denn nach der steuerlich zulässigen Digitalisierung der Belege können diese in der Regel ohnehin vernichtet werden.
Auch im privat- und vertragsärztlichen Bereich ist eine digitale Dokumentation zulässig. Wer also digitale Patientenakten führt und die papiernen nur noch zur Beweissicherung aufbewahrt, kann die beschädigten Unterlagen entsorgen. Gibt es allerdings keine digitalen Unterlagen, sollte sorgfältig geprüft werden, ob die Papierdokumentation doch noch gerettet werden kann, um haftungsrechtliche Nachteile zu vermeiden.

Hinweis: Sind die Unterlagen nicht mehr verwendbar, sollte der Zustand durch Fotos, Aufstellungen der unbrauchbaren Dokumente und Niederschriften sowie die Art der Entsorgung dokumentiert werden.

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