Seit 1. Januar 2025 ist das elektronische Mitteilungsverfahren für Kassensysteme startklar. Mitteilungspflichtig sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, mit denen auch bare Geschäftsvorfälle verwaltet werden können. Das sind Systeme, die vor einigen Jahren bereits zwingend mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachgerüstet werden mussten. Das Finanzamt hatte zwar noch eine Schonfrist eingeräumt. Doch diese ist spätestens am 31. Juli 2025 abgelaufen. Die Mitteilungspflicht bezieht sich nicht nur auf neu angeschaffte Kassensysteme, sondern auf alle im Unternehmen genutzten (Alt-)Systeme. Meldepflichtig sind alle angeschafften, gemieteten und geleasten Kassensysteme (auch, wenn nur kurzzeitig).

Achtung:
Neben der Anschaffung eines mitteilungspflichtigen Systems sind auch Korrekturen (z. B. Austausch der TSE) oder dessen endgültige Außerbetriebnahme zu melden.

Es gelten folgende Fristen:

Meldepflichtige Kassensysteme

Unter die Mitteilungspflicht fallen klassische Registrier- und Cloudkassen sowie Softwaresysteme (beispielsweise in Hotels und Arztpraxen) mit integriertem Kassenmodul. Seit 2024 gehören auch Taxameter und Wegstreckenzähler dazu.

Zu übermittelnde Daten

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Hinweis:
Die Meldung muss je Betriebsstätte erfolgen. Zudem sind bei jeder Meldung immer sämtliche sich in der Betriebsstätte im Einsatz befindlichen mitteilungspflichtigen Systeme aufzuführen.

Wege zur Umsetzung der Kassenmeldung

Für die elektronische Übermittlung der zu meldenden Daten hat die Finanzverwaltung mit dem ELSTER-Portal und einer Schnittstelle für Datenübermittler lediglich zwei Wege vorgesehen.

Daraus ergeben sich die folgenden Varianten:

• Unternehmer registrieren sich selbst im ELSTER-Portal, erfassen die erforderlichen Daten dort und senden die Meldung selbst an das Finanzamt.
• Unternehmer sprechen ihren Kassenhersteller/-händler an, ob dieser die Vervollständigung der zu meldenden Daten in ihrem Kassensystem sowie die anschließende Übermittlung der Daten an das Finanzamt in seinem System vornehmen kann.
• Unternehmer beauftragen ihren Steuerberater oder einen anderen externen Dienstleister mit der Erstellung der Meldung. Dafür müssen alle hierfür benötigten Daten und Informationen (möglichst digital) zur Verfügung gestellt werden.

Tipp:
Prüfen Sie, ob Sie Ihren Mitteilungspflichten nachgekommen sind. Bis zum 31. Juli 2025 mussten die Daten für alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften meldepflichtigen Systeme übermittelt werden. Stimmen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen so ab, dass Sie auch künftig die Mitteilungspflichten erfüllen, denn für nach dem 30. Juni 2025 angeschaffte (bzw. gemietete, geleaste) Aufzeichnungssysteme gilt jeweils die gesetzliche Frist von einem Monat nach Anschaffung. Innerhalb eines Monats sind auch Änderungen der Verhältnisse oder die endgültige Außerbetriebnahme zu melden.

Bei Verstößen droht Zwangsgeld

Das Finanzamt kann gesondert zur Meldung auffordern und dabei ein Zwangsgeld androhen. Wer dann seiner Mitteilungspflicht nicht nachkommt, muss das Zwangsgeld bezahlen. Wer gegen die Mitteilungspflicht verstößt, gerät auch in das Visier seines Finanzamtes. Im Rahmen von Betriebsprüfungen drohen dann möglicherweise Hinzuschätzungen.

Hinweis:
Bei Fragen zur Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme können Sie uns gern ansprechen und uns auch mit der Erstellung der Meldung beauftragen.