Die papierlose Praxis wird nicht mehr lange auf sich warten lassen. Mit den Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) – eAU, eRezept, eMP und ePA ist bereits eine Vielzahl von e-Anwendungen in Arztpraxen etabliert. Nun kommt die E-Rechnung hinzu.

E-Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz

Die E-Rechnung gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmern und wird im Umsatzsteuergesetz geregelt. Seit dem 1. Januar 2025 sind auch (Zahn-)Ärzte, Therapeuten und Pflegeeinrichtungen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und entgegenzunehmen, die von einem anderen inländischen Unternehmer ausgestellt wurden. Das betrifft beispielsweise Rechnungen über bezogene Eingangsleistungen (z. B. Praxisanschaffungen, Büromaterial oder Handwerkerleistungen), die grundsätzlich den Vorsteuerabzug ermöglichen.

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es allerdings grundsätzlich aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt und sicherstellt, dass die Datenformate der Lieferanten oder Dienstleister mit der vorhandenen Hard- und Software gelesen, verarbeitet und archiviert werden können.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangs- und Ausnahmeregelungen

Bis Ende 2027 gibt es verschiedene Wahlrechte, ob Unternehmer mit einer normalen sonstigen Rechnung in Papierform oder als PDF abrechnen dürfen oder bereits E-Rechnungen ausstellen. Ärzte werden aber auch ab 2028 nur in Ausnahmefällen verpflichtet sein, E-Rechnungen auszustellen.

Keine E-Rechnungspflicht besteht:

• für Leistungen an Privatpersonen,
• für umsatzsteuerfreie (Heilbehandlungs-)Leistungen,
• für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
• für Leistungen von inländischen umsatzsteuerlichen Kleinunternehmern (Gesamtumsatz ohne steuerfreie Umsätze im Vorjahr < 25.000 Euro und im laufenden Jahr < 100.000 Euro).

eRechnung für Selbstzahlerleistungen

Neben der E-Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz gibt es für Unternehmen im Gesundheitswesen noch eine weitere elektronische Rechnung, die eRechnung. Die digitale Patientenrechnung wurde mit dem Gesetz zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens (Digital-Gesetz – DigiG) 2024 in das Sozialgesetzbuch V eingefügt. Leistungserbringer und (privatärztliche) Verrechnungsstellen (PVS) können danach medizinische oder sonstige Leistungen, die nicht dem Sachleistungsprinzip unterliegen, in elektronischer Form (digitale Patientenrechnung) abrechnen.

Das bisher papiergebundene Verfahren im Rechnungs- und Kostenerstattungsprozess mit Selbstzahlerleistungen und Leistungen an Privatversicherte soll damit digitalisiert werden.

Besonderheiten der digitalen Patientenrechnung

• eRechnung als neue Anwendung der TI
• für Leistungen an Versicherte (Privatpersonen)
• Nutzung ist freiwillig und von Einwilligung des Versicherten abhängig
• im Sozialgesetzbuch und nicht im Umsatzsteuergesetz geregelt

Damit (Zahn-)Ärzte und andere Leistungserbringer digitale Patientenrechnungen ausstellen können, hat die Gesellschaft für Telematik (gematik) die hierfür erforderlichen Dienste und Komponenten der TI in Form der „Spezifikation Digitale Patientenrechnung Fachdienst“ und der zugehörigen FHIR-Spezifikation (Fast Healthcare Interoperability Resources-IT-Standardspezifikation für den Austausch von Gesundheitsdaten) mit detaillierten Informationen zur Implementierung und Nutzung der Anwendung bereitgestellt. Diese müssen nun in die Praxisverwaltungssoftware implementiert werden.

Hinweis: Ab 2026 soll das Modul „Digitale Patientenrechnung“ für Ärzte flächendeckend verfügbar sein. Einige Anbieter von Praxisverwaltungssoftware haben das Modul bereits implementiert.