Mit dem zweiten Bürokratieentlastungsgesetz entfiel ab dem Jahr 2017 unter anderem die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine. Allerdings nur wenn der Lieferschein keinen Buchungsbeleg darstellt. Ausnahmen bestätigen also die Regel. Die Entscheidung, ob Lieferscheine nach Eingang der Rechnung tatsächlich vernichtet werden können, sorgt somit im Apothekenmarkt jedes Jahr erneut für Verunsicherung und wirft nach wie vor viele Fragen auf. Grund genug, unsere Hinweise aus der ApoAktuell Ausgabe 2/2021 wiederholt aufzugreifen.

Unsere Erfahrungswerte aus der Praxis zeigen, dass beispielsweise in den Sammelrechnungen des Apotheken-Großhandels in der Regel auf die Lieferscheine verwiesen wird. Ebenso sind handschriftliche Vermerke zu Fehlmengen oder Retouren auf den Lieferscheinen in Apotheken üblich. Beides führt dazu, dass der Lieferschein zum Buchungsbeleg wird und grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren ist. Es ist somit nach wie vor Vorsicht geboten, wenn der Lieferschein für die Rechnung relevante Angaben enthält.

Hilfe, um nicht in der Papierflut zu ertrinken, wird von ganz anderer Seite angeboten und zeigt einmal mehr die Aktualität der Thematik auf.

Gerade im Zuge des Jahreswechsels treten Apothekenabrechnungszentren, Großhändler und andere Lieferanten/Dienstleister an die Apothekeninhaber heran. Sie bieten an, die Daten der vergangenen Jahre (Abrechnungen, Rechnungen, Lieferscheine etc.) gegen Entgelt per Download oder per Archivierungs-CD zur Verfügung zu stellen.

Gleichzeitig weisen sie darauf hin, dass diese Daten nur eine beschränkte Zeit beim jeweiligen Dienstleister/Lieferanten aufbewahrt werden.

Dies erweckt möglicherweise den Anschein, dass es ausreichend sein könnte, die Daten in dieser Form vorzuhalten, um den steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten vollumfassend nachzukommen.

Doch dem ist nicht so, denn (Ab-)Rechnungen sind als empfangene oder versandte Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 der Abgabenordnung (AO) aufzubewahren. Dabei ist zu unterscheiden, ob diese in Papierform (z. B. Brief) oder in elektronischer Form (z. B. PDF Datei) im Unternehmen eingegangen oder entstanden sind.

Welche Unterlagen sind in welcher Form aufzubewahren?

In Papierform empfangene oder versandte Unterlagen
Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen oder versendet wurden, können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und das Verfahren dazu ausreichend dokumentiert wird. Dies setzt u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben.

Die in diesem Sinne aufzubewahrende Unterlage kann folglich nur die Rechnung oder der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat.

In elektronischer Form empfangene oder versandte Unterlagen
In elektronischer Form empfangene oder versandte Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen bzw. erstellt wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Das heißt: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden (vgl. Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen zu den GoBD vom 28.11.2019).

Es reicht daher nicht mehr aus, die elektronisch empfangenen oder versandten Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form aufzubewahren. Sie müssen zudem für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege).

Hinweis: Eine Verfahrensdokumentation muss beschreiben, wie diese elektronischen    Unterlagen und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Weiterhin ist zu bemerken, dass nach § 15 UStG das Vorliegen der Originalrechnung im Zeitpunkt der Vorsteuerbuchung eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug ist.

Fazit: Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten/Dienstleisters erstellt worden ist, kann der Apotheker seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht erfüllen. Denn die Archivierungs-CD gibt nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten (vgl. Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017 – S 0317.1.1-4/3 St42).

Welche Unterlagen können ab 1.1.2022 vernichtet werden?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht, d. h., wenn die letzten Buchungen erfolgten, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt wurden. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.
Wurden beispielsweise im Jahr 2011 die letzten Buchungen für das Jahr 2010 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2011, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2021.
Ab dem 1.1.2022 können somit alle Unterlagen für das Jahr 2010 vernichtet werden.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2021 schriftlich eine Außenprüfung ankündigt.

In 2022 können grundsätzlich folgende Unterlagen vernichtet werden:

Thermopapier: Da Thermopapier (zum Beispiel Tankquittungen, Tagesbons) je nach Qualität nur vier Jahre haltbar ist, ist eine Fotokopie von diesen Belegen zu fertigen, damit die Kopie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum (zehn Jahre) lesbar bleibt.

1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist)

2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2011

3) Erleichterungen bei der Aufbewahrung von Lieferscheinen durch das zweite Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2017: Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine   Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit Erhalt der Rechnung, für abgesandte Lieferscheine mit Versand der Rechnung.

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung.