Die Digitalisierung und elektronische Datenübermittlung ist aus dem Arbeitsalltag von Lohnmitarbeitern nicht mehr wegzudenken. Sei es der Abruf der Kinder für die Pflegeversicherung, die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung oder die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Überall fließen Daten digital und müssen entsprechend gesichert und aufbewahrt werden. Denn auch die regelmäßigen Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger greifen auf diese elektronischen Daten zu. Umso wichtiger, dass auch die Daten den prüfenden Behörden weiterhin zur Verfügung stehen, wenn die Software oder der Dienstleister für die Lohnabrechnung – in der Regel der Steuerberater – gewechselt wird.

Datenübermittlung für die euBP

Arbeitgeber werden regelmäßig von den Sozialversicherungsträgern geprüft. Früher war dies oft ein mühseliges Unterfangen. Seit dem 1. Januar 2023 ist jedoch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger (euBP) grundsätzlich für alle Arbeitgeber verpflichtend. Daher müssen Arbeitgeber die Entgeltdaten direkt elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) schicken. Seit 2025 können die Finanzbuchhaltungsdaten über die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) für die euBP übermittelt werden.

Die Übermittlung erfolgt dabei XML-basiert über das eXTra-Verfahren. Die entsprechenden technischen Voraussetzungen werden von der DRV zur Verfügung gestellt. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Abrechnungsprogramme kompatibel sind.

Was müssen Arbeitgeber beim Wechsel der Software oder des Dienstleisters beachten?

Soll die Abrechnungssoftware oder der Dienstleister/Steuerberater gewechselt werden, sind Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, vor dem Wechsel die Daten an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu senden. Denn in der Praxis kommt es immer wieder vor, dass bei einem solchen Wechsel Entgeltdaten nicht oder nur unvollständig übermittelt werden. Dies kann zu Nachteilen bei der Betriebsprüfung und Nachforderung von Beiträgen führen.

Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass die Daten aus dem bisherigen System bzw. durch den bisherigen Dienstleister gesendet und das Sendeprotokoll und die Annahmequittung revisionssicher abgelegt werden. Zu senden sind:

• Entgeltabrechnungsdaten (z. B. Stammdaten, Lohnarten, Beitragsnachweise)
• Finanzbuchhaltungsdaten (relevante Konten/Buchungen, Zahlungen)

Das Senden der Daten muss nach der letzten finalen Abrechnung erfolgen. Die DSRV speichert diese Daten bis zum Abschluss der Prüfung.

Für welchen Zeitraum müssen Daten bei einem Wechsel übermittelt werden?

Für die Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten ist als Beginn des Datenübermittlungszeitraums der Jahresbeginn vom Jahr des ältesten Prüfzeitraumendes zu ermitteln. Für die Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten ist der Folgetag vom ältesten Prüfzeitraumende für die Gesamtsozialversicherung und Künstlersozialkasse zu berücksichtigen. Das Ende des Datenübermittlungszeitraums ist der Tag des Wechsels bzw. Abschlusses.

Sofern das Prüfzeitraumende nicht bekannt ist, sind neben den Daten des Jahres des Wechsels für die Entgeltabrechnung fünf volle Kalenderjahre und für die Daten der Finanzbuchhaltung vier volle Kalenderjahre vor dem Jahr des Wechsels zu übermitteln.

Weitere Beispiele können den Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (Stand 13.03.2025) entnommen werden.

Entgeltunterlagen sind elektronisch zu führen

Seit 1. Januar 2022 sind auch begleitende Entgeltunterlagen elektronisch zu führen (z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise der Elterneigenschaft). Zulässige Dateiformate sind PDF sowie jpeg, bmp, png und tiff. Die Unterlagen müssen unveränderbar sein. Eingebettete Inhalte, die später den Dokumentinhalt verändern könnten, sind tabu.

Vorschriften für die Dateinamen:

• 64 Zeichen
• keine Sonderzeichen, Umlaute, ß oder Leerzeichen
• namentliche und zeitliche Zuordnung im Namen

Beispiel: Immatrikulationsbescheinigung_Mustermann_Max_ WS_2025_2026.

Alternativ ist eine tabellarische Zuordnung zulässig (Dokumentname + Erläuterung in einer separaten Liste).

Bestimmte Dokumente weiter in Papierform aufzubewahren

Zu den seit 2022 elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen gehören auch bestimmte Befreiungs- und Verzichtserklärungen, die die Schriftform, d.h. eine eigenhändige Unterschrift erfordern. Digital ist die Schriftform nur gewahrt, wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) des Ausstellers versehen ist. Fehlt bei schriftformbedürftigen Dokumenten eine qeS, so ist zusätzlich das Papieroriginal aufzubewahren.

euBP mit ETL und eurodata meistern

Als Softwarepartner und Rechenzentrum der ETL-Gruppe hat eurodata sich schon sehr früh mit dem euBP-Verfahren beschäftigt und die Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlung der Dateien an die Sozialversicherungsträger geschaffen. Auch die Lohn- und Finanzbuchhaltungsprogramme wurden so miteinander verknüpft, dass die für SV-Prüfungen erforderlichen Fibu-Daten bereitgestellt werden können. Mit ETL PISA und der eLohnakte sind auch Sie gut auf die euBP vorbereitet. Sollten Sie bislang Akten noch in Papier führen, ist jetzt der ideale Zeitpunkt zum Handeln und zur Umstellung der Lohnbuchhaltung. Ihr ETL-Steuerberater berät Sie gern, unterstützt Sie und begleitet Sie bei den regelmäßigen Prüfungen der SV-Träger.

Befreiung von der euBP befristet möglich

Für Lohnzeiträume bis 31. Dezember 2026 kann zwar eine Befreiung von der euBP beantragt werden. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn die Umstellung auf die elektronische Führung der Entgeltunterlagen (noch) nicht möglich ist. Spätestens ab 1. Januar 2027 sind alle (neuen) Entgeltunterlagen elektronisch zu führen und schriftformbedürftige Unterlagen müssen dann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen sein.